Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke is Legatum, Molenstraat 9, 8600 Diksmuide, Belgie. BTW-nummer: BE0543378558.
Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via tom.decock@live.be.
LEGATUMDigitale Blind Custody
Privacyverklaring
Legatum verwerkt alleen gegevens die nodig zijn om de gekozen bewaardienst uit te voeren, veilig te beheren en later correct te kunnen handelen.
De verwerkingsverantwoordelijke is Legatum, Molenstraat 9, 8600 Diksmuide, Belgie. BTW-nummer: BE0543378558.
Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via tom.decock@live.be.
Legatum verwerkt enkel gegevens die nodig zijn voor de dienstverlening. Dat kan gaan om naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer wanneer dat nodig is, facturatiegegevens, betalingsgegevens, dossiernummer, gekozen dienst, gekozen bewaartermijn, omvang van het digitale pakket, bestandstype, uploaddatum, status van betaling, status van het dossier, ontvangergegevens, statuscontacten en vrijgave-instructies.
Legatum verwerkt ook digitale bestanden die door de klant worden aangeleverd, maar doet dat volgens Blind Custody. De inhoud wordt niet gelezen, bekeken, beluisterd of inhoudelijk beoordeeld.
Legatum verwerkt persoonsgegevens voor het aanmaken en beheren van dossiers, het uitvoeren van de gekozen bewaardienst, het ontvangen en bewaren van digitale bestanden, het opvolgen van betalingen, het uitvoeren van levensstatusopvolging bij De Kluis, het uitvoeren van instructies, opvraging of verwijdering, klantencommunicatie, facturatie, beveiliging, fraudepreventie, wettelijke verplichtingen en behandeling van vragen of klachten.
Legatum verwerkt persoonsgegevens op basis van uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen zoals boekhouding en facturatie, gerechtvaardigd belang voor beveiliging en bewijsvoering, en toestemming of uitdrukkelijke instructie wanneer dat nodig is.
Legatum beperkt de verwerking tot wat nodig is. Daarom werkt Legatum met dossiercodes, gescheiden bewaring van klantgegevens en inhoud, beperkte technische gegevens, versleuteling, toegangsbeperking, technische controles zonder inhoudelijke lezing en verwijdering na afloop of stopzetting volgens de overeenkomst.
Binnen Legatum krijgen alleen personen toegang die dat nodig hebben voor uitvoering, beveiliging of administratie. Externe dienstverleners kunnen worden ingeschakeld voor hosting, beveiligde opslag, betaalverwerking, e-mailverkeer, boekhouding, technische ondersteuning of tijdelijke bestandsoverdracht.
Met verwerkers worden passende afspraken gemaakt. Externe partijen krijgen geen vrije toegang tot de inhoudelijke bewaarruimte.
Legatum bewaart gegevens niet langer dan nodig. Klant- en contractgegevens worden bewaard zolang het dossier actief is en daarna zolang nodig voor bewijsvoering. Facturatiegegevens worden bewaard zolang wettelijk vereist. Digitale bestanden in De Kluis worden bewaard zolang de overeenkomst loopt of tot bezorging of verwijdering. Digitale bestanden in Het Archief worden bewaard gedurende de gekozen bewaartermijn.
Na afloop worden bestanden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk vereist is of noodzakelijk is voor een lopend geschil.
U hebt, binnen de grenzen van de AVG, recht op informatie, inzage, verbetering, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens, bezwaar, intrekking van toestemming wanneer verwerking op toestemming berust, en klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Om misbruik te voorkomen, kan Legatum vragen om uw identiteit te bevestigen voordat een privacyverzoek wordt uitgevoerd. Legatum mag weigeren om gegevens vrij te geven wanneer de identiteit van de verzoeker onvoldoende vaststaat of wanneer vrijgave de rechten van anderen kan schaden.
Legatum neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling, toegangsbeperking, gescheiden gegevensstructuur, beveiligingscontroles, back-up- en herstelmaatregelen, minimale verwerking en vertrouwelijkheidsafspraken.
Geen enkel digitaal systeem is absoluut risicoloos. Bij een beveiligingsincident onderzoekt Legatum de aard, omvang en gevolgen. Wanneer wettelijk vereist, meldt Legatum het incident aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en/of aan betrokkenen.
U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.